Přílohy k záznamům

Z věcné povahy některých úloh vyplývá potřeba shromažďovat a kategorizovat spolu související textové i obrazové informace. Příkladem může být do systému zaevidovaná došlá faktura (tedy informace zapsané do tabulek v databázi) a její originál tak, jak přišel od dodavatele. Tento originál faktury se po naskenování do souboru může stát doplńkem záznamu v databázi, který může být použit v dalším zpracování bez nutnosti vyhledávání v šanonech (detailněji také v oddílu Workflow).
Je také možno automaticky (v závislosti na nastavení systému) ukládat v pdf formátu do databáze doklady pořizované v systému a ty následně zobrazit podle věcných souvislostí. Například zobrazit vše, co souvisí s jedním obchodním partnerem. Mohou to být dokumenty, které jsou kategorizovány dle libovolného množství uživatelsky stanovených typů (smlouvy, objednávky, forografie..) a jsou přímým rozšířením definice partnera (na obr. níže levé okno), dále to je automaticky generované zobrazení nově pořízených daňových dokladů v pdf formátu - ukládá se do databáze bez zásahu uživatele dle interního systému číslování a dělení do kategorií, což je možno využít např. pro odesílání faktur mailem v pdf formátu.

Díky pružnému systému definování vazeb mezi záznamy je možno se na sadu souvisejících záznamů dívat z různých stran. Na horním obrázku je jako hlavní záznam veden záznam definující partnera a jako související jsou vedeny doklady na něj směřující. Jedním kliknutím lze pořadí invertovat a zobrazit jako hlavní záznam jeden z dokladů :

Důsledným používáním tohoto systému lze výrazně zjednodušit dohledávání dokumentů a v neposlední řadě snížit náklady na tisk.